Vous avez bientôt une réunion importante à mettre en place et vous vous demandez comment l’organiser efficacement ? 
De la sélection de la salle de réunion à l’animation de celle-ci, voici un article qui vous apportera toutes les clés nécessaires concernant l’organisation de votre réunion. 
 

  1. Définir l’objectif de la réunion

 Que ce soit pour une réunion professionnelle ou plus personnelle, il est important de définir avant toutes choses le thème abordé. Ce thème sera le fil conducteur lors de votre préparation. Par exemple, si l’objectif de votre meeting est de renforcer les liens entre les membres de votre équipe, le choix du lieu, des animations ou encore des invitations seront différents de ceux choisis pour l’organisation d’une réunion de prise de décisions.


2. Planifier  

 Avant de commencer, il est important de se poser les bonnes questions. N’hésitez pas à écrire les points que vous souhaitez absolument communiquer à vos invités. En fonction du temps dont vous disposez, il faudra faire un choix et prioriser les informations que vous souhaitez transmettre. Pas de panique, vous pourrez, à la fin de votre réunion, envoyer un mail de remerciement dans lequel vous intégrerez les points que vous n’avez pas pu aborder ainsi qu'un résumé de ce qui a été énoncé. 


3. Cibler les bonnes personnes

 Afin que votre réunion vous permette d’atteindre le but que vous vous êtes fixés, il faut cibler les bonnes personnes. Inutile d’inviter tout le monde en se disant « peut-être que .. » non ! Il faut viser celles qui joueront un rôle clé et qui vous permettront de réaliser votre objectif. 


4. Choisir la bonne période et le bon endroit

 Aussi étonnant que cela puisse paraître, le lieu et le créneau choisi pour l’organisation de votre réunion sont des facteurs importants. En effet, si le lieu choisi n’est pas adapté aux nombres d’invités ou si le créneau horaire choisi n'est pas optimal, vous allez vite être embarrassé et le reste de votre réunion risque de mal se passer. Afin d’éviter ce problème, assurez-vous que le créneau horaire choisi corresponde aux plus grands nombres de vos invités et surtout choisissez correctement votre salle de réunion. En fonction du type de réunion organisé, choisissez de façon réfléchie le lieu qui vous accueillera, vous et vos invités. Par exemple, pour un meeting important avec des investisseurs privilégiez des salles dont l'atmosphère est épurée, et élégante.
Chez W’in Bordeaux, "12 hommes en colère" serait une salle de réunion idéale pour ce type de réunion. 

Pour des meetings un peu moins formels, n’hésitez pas à innover. Fini le temps où les réunions se faisait uniquement autour d’une table, enfermés dans une petite pièce. De nos jours, de nombreux concepts voient le jour et vous permettent de sortir de la fameuse salle de réunion habituelle afin de proposer une expérience différente et de rompre avec la monotonie.
Chez W'iN Bordeaux,  vous pourrez vous réunir dans l'un de nos espaces chill. Ces espaces détente sont cosy, lumineux et agrémentés de confortables canapés où vous pourrez échanger de manière détendue avec vos collaborateurs.


5. Faites un compte-rendu

A l’issue de votre réunion, n’hésitez pas à rédiger un compte rendu de ce qui a été dit. Soyez structuré, concis et synthétique. Le but étant de rappeler les points vus au cours de la réunion. Rappelez, les points à revoir, les décisions prises, les échéances à venir etc.. N’hésitez pas à remercier les personnes présentes, cela leur donnera une bonne image de vous. Il est important de marquer vos interlocuteurs afin que ceux-ci se souviennent de vous et de la réunion passée. 

Enfin, si vous avez suivi tous ces conseils, n’oubliez pas de vous préparer vous-même (attitudes, ton, langage, posture) autant de choses qui vous permettront d’être percutant et de mener à bien votre réunion.